Pneuman gaat Papierloos
We zijn het nieuwe jaar direct goed begonnen met een grote verandering: vanaf 1 januari 2020 werken alle afdelingen van Pneuman papierloos. De wens en het draagvlak hiervoor waren er al. Alleen de stap moest nog gezet worden. Dat hebben we nu gedaan. Alle documenten en tekeningen zijn gedigitaliseerd en centraal beschikbaar voor onze mensen. Dus geen gezoek meer naar papieren offerte- en projectmappen. Een hele verandering die ons veel oplevert.
Waarom papierloos werken?
Onze conventionele producten worden steeds vaker als digitaal product of dienst geleverd. Daarom vinden wij het bij ons passen om onze interne organisatie ook zoveel mogelijk te digitaliseren. En we besparen veel tijd doordat we geen informatie meer verspreid over verschillende fysieke dossiers hebben. Aan elk van onze producten werken vijf tot tien mensen die allemaal informatie nodig hebben. Bijvoorbeeld wanneer er iets verandert aan het product. Omdat wij custom made producten maken is het belangrijk dat iedereen dezelfde informatie op hetzelfde moment beschikbaar heeft. Daarom is accurate en gelijktijdige informatieverstrekking cruciaal. Nu staan de meest recente gegevens op een centrale plaats opgeslagen die door alle bevoegden gebruikt kunnen worden. Bovendien is het beter voor het milieu; papier maken kost immers veel water en energie.
In 4 stappen naar papierloos werken
Natuurlijk vergt deze nieuwe manier van werken een andere organisatie en communicatie en zullen we hier en daar nog wat moeten bijschaven. Maar we verwachten niet alleen efficiënter maar ook duurzamer te kunnen werken. Hieronder zie je in een notendop welke stappen wij achtereenvolgens hebben genomen op weg naar een papierloze organisatie.
1. Breng je bedrijfsprocessen in kaart
Door je bedrijfsprocessen te digitaliseren, richt je ze efficiënter in. Hiervoor moet je eerst alle bedrijfsprocessen in kaart brengen. Van het opmaken van offertes en facturen, tot het voorbereiden van vergaderingen en het archiveren van belangrijke informatie. Door jezelf de vraag te stellen: ‘heb ik hiervoor papier nodig en kan dit ook anders?’ maak je inzichtelijk waar je processen nog efficiënter ingericht kunnen worden.
2. Zorg voor een veilige online werkplek in the Cloud
Door te gaan werken in the Cloud ben je flexibel, mobiel en vrij om te werken waar en wanneer je maar wilt. Je hebt altijd toegang tot alle programma’s, bestanden en documenten. Zorg er wel voor dat de online werkplek goed beveiligd ingericht is en professioneel beheerd wordt door een externe partij.
3. Digitaliseer alle belangrijke documenten
Een papierloze toekomst begint met het doorspitten van je papieren archief want je moet alle belangrijke documenten een nieuwe, digitale plek geven binnen je organisatie. Dit kan een flinke klus zijn, afhankelijk van de hoeveelheid belangrijke documenten. Het is een proces van verzamelen, in scannen en online ordenen.
4. Creëer digitale vergaderruimtes
Wij hebben gekozen voor een digitale vergaderruimte. Dit heeft als voordeel dat je je laptop neerzet en met één druk op de knop verbinding maakt met het presentatiescherm of touchscreen. Dus geen gedoe meer met kabels of problemen met de verbinding maar direct aan het werk.
Geen brandgevaar
Of het in ons bedrijf nóg veiliger werken wordt nu we papierloos zijn? Wie weet. Maar vast staat dat de oud papiercontainer geen vlam meer kan vatten!
> Blijf op de hoogte van Tips!
